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Redução de custos operacionais: conheça 7 estratégias eficazes

A busca pela redução de custos operacionais é uma constante de qualquer administrador que preze por bons resultados em seu negócio. Essa necessidade é reforçada pelo cenário econômico extremamente disputado, que obriga que os produtos sejam produzidos da forma mais eficiente ao menor custo possível, sem que isso resulte em perda de qualidade.

Se você está buscando soluções para contornar os altos custos, prossiga com a leitura deste texto, que apresentará algumas estratégias eficazes para atingir esse objetivo!

1.Saiba quais são seus custos

Atacar o peso dos custos operacionais nas contas do seu negócio passa , em um primeiro momento, pela identificação dos seus custos atuais. Uma boa forma de fazer isso é dividindo todas as despesas entre fixas e variáveis.

Os custos fixos têm valor igual ou mudam muito pouco a cada período. É o caso do aluguel de maquinários e instalações, por exemplo. A maioria deles não pode ser eliminada, mas há possibilidades de redução. Quem percebe que o valor do aluguel está pesando muito no orçamento pode procurar uma localização com preço mais em conta.

Já os custos variáveis oscilam de acordo com uma série de aspectos, incluindo o volume de produção e de vendas em um determinado período.

Com esses números em mãos, é possível calcular o tamanho do impacto dos custos sobre a sua margem de lucro e determinar quais são os pontos mais críticos e que, portanto, merecem mais esforços em busca de uma redução.

2.Estabeleça um planejamento

Os números obtidos nessa primeira etapa também serão fundamentais para que um planejamento financeiro seja estabelecido, com o objetivo de determinar prazos, metas e indicadores que permitam acompanhar a evolução daquilo que foi proposto inicialmente.

O ideal é que o planejamento conte com objetivos que visem o curto, o médio e o longo prazo. A partir disso, fica mais fácil definir um plano de ação, indicando as tarefas prioritárias para cada momento.

Dentro desse planejamento, cada membro da equipe deve estar ciente das suas funções e entender qual a sua importância na busca pela redução de custos. Nesse instante é que a necessidade dos já mencionados indicadores de desempenho se faz presente. Eles permitem saber se a estratégia implementada está surtindo efeito e quais são as correções que podem ser feitas para aperfeiçoar os resultados.

3.Mapeie processos e acabe com o desperdício

mapear os processos para reduzir os custos operacionais

O mapeamento de processos consiste em analisar, de forma cuidadosa, como cada atividade ao longo processo de produção, da chegada dos insumos à saída do produto, está sendo efetuada. O estudo dessas etapas permitirá identificar quais delas podem ser melhoradas ou mesmo eliminadas da cadeia de processos, o que aprimora a forma com a sua empresa atua.

Outra vantagem do mapeamento de processos é que ele também ajuda a apontar quais etapas estão gerando desperdício de recursos, o que tem peso direto nos custos operacionais do negócio. Às vezes, apenas o ajuste da forma como esses processos são conduzidos já melhora bastante o tamanho dos custos. Depois disso, basta agir para que essa nova força de produção seja considerada o processo padrão, o que envolve o treinamento adequado dos colaboradores.

4.Faça uma boa gestão de estoque

Estoque mal gerido quase sempre é sinônimo de custos operacionais elevados. Por isso, um bom gerenciamento da armazenagem dos produtos deve considerar sempre o chamado giro dos produtos. Ou seja, é preciso conhecer o tempo médio que cada unidade fica no estoque.

Tal cuidado ajuda a mensurar com mais precisão os produtos que têm mais saída daqueles cuja procura é baixa. Com o nível ideal no estoque, o desperdício é reduzido, já que as perdas se tornam menores. Do mesmo modo, se gasta menos com a estocagem, o que também gera um alívio no custo das despesas, além de dar um fôlego ao fluxo de caixa.

5.Reveja fornecedores

Sente-se à mesa, analise todos os contratos com fornecedores e chame para negociar aqueles que não se mostram tão vantajosos para o seu negócio. Com uma boa conversa, é possível obter condições interessantes para a aquisição de tudo o que sua empresa precisa para funcionar.

Para ter sucesso na negociação, é recomendável ter um conhecimento bastante aprofundado sobre as características do produto especificado no contrato, e ter em mãos as propostas de mais de um fornecedor para conseguir comparar as ofertas e utilizá-las como instrumento de barganha na busca por melhores preços.

Outra maneira de reduzir os gastos com fornecedores é delimitando um teto de quanto será gasto com cada produto, assim como estimar a quantia correta para a sua aquisição, já que tanto a falta quanto o excesso podem elevar os custos operacionais.

6.Conte com auxílio da tecnologia e da automação

Muitas tarefas desenvolvidas hoje em dia por humanos podem ser auxiliadas por ferramentas tecnológicas, ou totalmente efetuadas por máquinas, que as desenvolvem de maneira mais eficiente e com um custo menor, liberando os colaboradores para atividades mais pertinentes.

Entre as maneiras mais utilizadas para aproveitar os benefícios de tais soluções tecnológicas estão os softwares de gestão, que centralizam todas as informações necessárias sobre a empresa em um único lugar, o que torna o acesso mais ágil e facilita a tomada de decisões.

Além disso, dentro do possível, explore as potencialidades de novos maquinários, que contem com funcionalidades mais atuais. Tal investimento tem o potencial de melhorar o desempenho do seu negócio, o que faz valer o alto custo que essas inovações têm em um primeiro momento.

7.Engaje os funcionários nesse objetivo

engajar funcionario para reduzir os custos operacionais

Todo o corpo de funcionários, dos mais altos postos de comando até os que acabaram de chegar, deve estar alinhado no objetivo de reduzir os custos operacionais. O exemplo deve começar por quem ocupa cargos de gerência, ainda que somente o esforço desses profissionais não seja suficiente para se refletir no tamanho das despesas.

Sendo assim, incentive todos os funcionários a adotarem práticas que contribuam para o alcance das metas de economia. Para tal, invista em treinamentos, conscientize-os sobre a importância da redução de custos e distribua incentivos e premiações entre os setores que demonstrarem o melhor desempenho nesse quesito.

Os esforços para a redução de custos operacionais podem demorar um pouco para dar resultados, o que apenas reforça a necessidade de que tudo seja feito seguindo um planejamento que permita a constante avaliação dos avanços obtidos, sem que eles representem prejuízos à qualidade do trabalho desenvolvido.

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