Buscar maneiras de otimizar a produtividade no home office para não impactar negativamente no rendimento da empresa tem sido uma das maiores preocupações, tanto de empresários como de colaboradores, durante a pandemia.
Em quarentena, trabalhar em casa não é uma tarefa fácil, ainda mais para quem comanda uma equipe. É nesse momento que nossa capacidade de gerenciamento e disciplina é colocada à prova, já que não há mais rotina corporativa que incentive a produção.
Se você tem essa preocupação de manter o rendimento seu e da sua empresa durante a pandemia, aqui você vai encontrar orientações valiosas que vão ajudar você e sua equipe a continuar produzindo com eficiência.
Continue a leitura e descubra 7 táticas!
Qual a importância da produtividade no home office?
Foco no resultado. De nada adianta continuar produzindo se a qualidade decair. Quando isso acontece, há um grande risco de perder competitividade e dar espaço para seu concorrente sair na frente. Evite isso e aja o quanto antes.
Mas não apenas isso. Manter a produtividade no home office é fundamental para garantir que seu negócio permaneça no jogo, portanto, considere as seguintes vantagens ao apostar no rendimento à distância:
- diferencial competitivo;
- manutenção do nível de qualidade;
- expansão constante da empresa, sem estacionar no tempo;
- capacidade de adaptação;
- manutenção do faturamento.
Além de todas essas vantagens, você precisa considerar que a quarentena pode durar mais tempo que o esperado e que 86% dos profissionais de média e alta gerência preferem essa modalidade, portanto, se não investir no trabalho à distância, sua empresa pode não aguentar e fechar as portas.
Mas, afinal, como deixar o home office mais produtivo?
Agora que você já entendeu a importância de manter a linha de produção da equipe, conheça práticas que podem ser utilizadas para criar um ambiente de trabalho que favoreça o rendimento. Confira!
1.Invista em hábitos saudáveis
Se pararmos para observar, a maioria das pessoas que pratica esportes e tem uma alimentação saudável é mais bem-disposta durante o dia.
Enquanto essas pessoas praticam as atividades físicas, a saúde está mais protegida e, consequentemente, elas sentem mais disposição que outra pessoa sedentária.
Sabemos que, neste momento de pandemia, precisamos permanecer em casa. Mas, ainda assim é possível cuidar da saúde e praticar exercícios, mesmo sem frequentar a academia, por exemplo.
O importante é evitar o sedentarismo e incentivar sua equipe a levantar da cadeira.
Entre as ações, você pode encorajar a ginástica laboral por pelo menos 15 minutos ao dia, além de convidar profissionais de Nutrição, Psicologia e Educação Física para “lives” específicas para sua equipe.
2.Adote métodos comprovados
Existem alguns métodos que já têm sua eficácia comprovada se usados corretamente. Um ótimo exemplo é a estratégia Pomodoro, você já ouviu falar?
Funciona da seguinte forma: determina-se uma tarefa e cronometra-se um tempo de 25 minutos para a execução.
Ao fim desse tempo, o colaborador faz uma pausa de 5 minutos para descansar o corpo e a mente. Depois da pausa, retorna à atividade, cronometra mais 25 minutos e assim por diante.
Quando o colaborador já fez cerca de 4 ciclos de 25 minutos, o tempo de suas pausas pode aumentar e chegar até 30 minutos.
Isso é feito estrategicamente para que o corpo tenha um período maior de descanso e ajuda a ter um foco maior no próximo ciclo de trabalho.
3.Construa uma comunicação interna efetiva
Cabe à empresa investir em um sistema inteligente que seja capaz de atingir todos os colaboradores, uma vez que a comunicação é determinante para a produtividade no home office.
Tendo isso em vista, é de suma importância incentivar diversos canais de comunicação, entre eles:
- chats (WhatsApp, Messenger, Direct);
- e-mails;
- reuniões diárias ou semanais em videoconferência (Meet, Hangouts, Zoom);
- manual de normas e condutas no home office.
É fundamental que a linguagem e o conteúdo também sejam avaliados, para que sejam facilmente compreendidos.
Vale lembrar que, nesse ponto, os gestores fazem um papel importante, porque precisam ser bons comunicadores e colocar um fim em qualquer mal-entendido.
Seja sempre muito claro e objetivo. Pense que se há ruídos na comunicação presencial, no home office esse problema tende ser ainda pior.
4.Estabeleça horários
Seu relógio biológico precisa estar satisfatoriamente regulado, com isso, seu organismo se adapta melhor à jornada de trabalho. Estabelecer horários, portanto, vale para qualquer atividade, desde a hora de acordar, pausa para o almoço, até a hora de enviar um e-mail, por exemplo.
Se você estabelece um horário para fazer uma determinada tarefa todos os dias, o seu corpo entende como tudo ao redor funciona e passa a entregar a energia necessária para cada atividade. Assim, as tarefas não ficam cansativas, você não corre o risco de chegar ao fim do dia sem ter feito algo que fosse uma prioridade e ainda sobra energia para fazer planos para o futuro.
5.Crie metas
Para que esse passo obtenha sucesso, é preciso que os colaboradores conheçam as estratégias e os objetivos da empresa. Só assim é possível ter engajamento e respostas positivas.
Essa técnica deve ser espelhada em objetivos corporativos que serão desdobrados em metas que envolvam toda a equipe, incentivem a participação e desenvolvam o senso de pertencimento. A definição de metas, sejam elas coletivas ou individuais, é uma parte fundamental na cultura da produtividade.
6.Automatize processos
Avalie quais tarefas e setores podem ser automatizados por meio de softwares e ferramentas. Essa atitude faz você otimizar tempo e permite a dedicação a tarefas mais complexas.
Um exemplo é a automatização no setor de RH: com o uso dos softwares, é possível fazer uma substituição de atividades repetitivas, permitindo que o tempo que resta seja utilizado na execução de outras tarefas.
7.Cuide do ambiente de trabalho
Além do bem-estar pessoal, o ambiente em que trabalhamos também influencia na produtividade no trabalho. Lugares bagunçados ou mal organizados, geralmente nos fazem produzir menos.
Portanto, a empresa pode reforçar a recomendação da necessidade de um ambiente de trabalho mais confortável, silencioso e com uma boa iluminação. Outro ponto: a mesa de trabalho também pode interferir na nossa capacidade de criação, portanto, a orientação é mantê-la sempre limpa.
Essas técnicas podem ser colocadas em prática tanto por sua equipe, quanto por você. É relevante entender que a produtividade no home office tem uma relação direta com a criação de hábitos. Então, não use todas as técnicas citadas de uma vez, faça testes, cada uma delas vai se adaptar de uma forma, de acordo com seu ambiente e ritmo de trabalho.
Preocupe-se em acostumar seu organismo ao ritmo intenso do seu dia a dia. Quando estamos bem física e emocionalmente, as tarefas do home office se tornam mais leves.
Esperamos que você use nossas orientações para fazer mais em menos tempo e aumente sua produtividade no home office. Conheça um pouco mais sobre automação de processos e descubra como isso pode impactar sua empresa.
