O contexto geral, comum a praticamente todos os mercados, estabelece que para que as empresas sejam competitivas em seus nichos de atuação, é preciso que aprimorem produtos e serviços com o objetivo de ofertar as melhores soluções para os seus clientes.
Melhores produtos e serviços, por sua vez, só podem ser entregues mediante o aprimoramento dos processos e métodos de trabalho interno da empresa, sendo a automação uma das ferramentas essenciais para fomentar essas melhorias.
Neste artigo, vamos falar um pouco sobre o tema. Aqui, apresentaremos um pouco mais sobre a importância da automatização de processos para o crescimento das empresas e suas implicações. Continue a leitura!
O que é a automação de processos?
A automação de processos é uma das ferramentas que os empreendedores têm ao seu dispor quando buscam melhorar a qualidade dos seus processos e fazer os seus negócios crescerem.
O conceito de automação diz respeito ao desenvolvimento de uma rotina de avaliação aplicada à racionalização dos métodos de trabalho e dos fluxos produtivos, tendo em vista a sua otimização e melhoria.
O intuito da automação é eliminar desperdícios — sejam de recursos tangíveis, como mão de obra e insumos por exemplo, ou intangíveis como tempo e conhecimento — para melhorar os indicadores de resultados tanto das pessoas envolvidas com a execução das tarefas, como dos próprios setores produtivos como um todo.
Geralmente, o auxílio intensivo de tecnologia é fundamental.
Quando falamos em processos, estamos nos referindo a todo trabalho desempenhado internamente na organização. Isso significa que estão passíveis de análise as atividades que englobam desde as funções administrativas, atendimento ao cliente, negociação e estratégias de marketing, até o melhor uso e disposição de máquinas e equipamentos.
Essa metodologia de racionalização permite que os gestores atinjam um maior retorno do seu investimento, tanto do capital imobilizado como no ganho de performance no trabalho dos seus colaboradores.
Como a automação de processos impacta minha empresa?
São muitas as vantagens que a automação proporciona se for muito bem estudada, conforme as necessidades e características específicas de cada empresa.
Com processos automatizados, os colaboradores antes envolvidos com afazeres manuais que demandam grande quantidade de tempo e afinco, podem dedicar os seus esforços em atividades de maior valor agregado, tornando o seu trabalho mais eficiente.
Além de reduzir custos na empresa, o uso de tecnologia permite atingir resultados significativos em curto e longo prazos, como a redução do tempo gasto com atividades básicas, a simplificação do sequenciamento de tarefas e a eliminação ou redução de desperdícios.
Há também uma maior previsibilidade dos resultados auferidos, impactando diretamente as funções de gerenciamento como o planejamento e organização produtiva e facilitando o desenvolvimento de estratégias de mercado.
Como automatizar os processos do negócio?
Automatizar processos pode melhorar o dia a dia de toda a equipe de trabalho e também as funções de gerenciamento dos gestores da empresa.
Porém, antes de colocar a estratégia em prática, é preciso que os responsáveis pelo negócio executem um planejamento muito bem estruturado, baseado em avaliações prévias sobre os pontos críticos do negócio, o cálculo de viabilidade e a prescrição de benefícios esperados com a automação.
E é justamente sobre as etapas para a implementação da automação que veremos agora. Acompanhe!
Elabore um planejamento
Antes de sair por aí mudando rotinas e comprando softwares ou máquinas para automação é preciso que os gestores definam quais os benefícios e vantagens que desejam obter com essa atividade.
A definição de metas claras e o estudo sobre os possíveis meios de cumpri-las ajudarão a empresa a discernir quais as soluções disponíveis no mercado se encaixam às suas demandas e que portanto devem ser adotadas por ela.
Por isso, tenha bem estabelecido de maneira precisa quais os departamentos que precisam de intervenção, quais as áreas prioritárias, quais as soluções serão adotadas, quais os custos do investimento e quais os benefícios futuros para os resultados da empresa.
Invista em softwares de automação
Automatizar processos envolve essencialmente a adoção de programas e softwares de gestão. Tais programas facilitam diferentes aspectos de um negócio como o controle gerencial e o atendimento ao cliente.
Conhecidos como programa de gestão integrada os softwares ERP, possibilitam a integração de diferentes departamentos de uma mesma empresa, facilitando o controle de produção e o acesso a dados e outras informações relevantes que aprimoram a tomada de decisão.
Outro programa essencial para automação de tarefas é o CRM (sistema de gerenciamento de clientes) que reúne em uma única plataforma todos os processos de atendimento e relacionamento com o cliente.
São muitas as atividades que podem ser automatizadas com o auxílio dessas ferramentas, como o controle da base de clientes, ações de fidelização, cobranças e muito mais. Por isso dedique tempo em conhecer essas ferramentas e aplicá-las em sua empresa.
Prepare e capacite os envolvidos
Com a adoção de novas ferramentas de trabalho como softwares e máquinas, novas rotinas diárias e novos fluxos de trabalho, fica muito fácil compreender a necessidade do investimento em ações de treinamento e capacitação. Automatizar processos acarreta mudanças abruptas nas funções desempenhadas pelos colaboradores.
Adaptar os funcionários por meio de cursos e treinamentos para que consigam fazer frente à nova realidade da empresa não vai garantir apenas uma migração mais saudável para um contexto mais automatizado, como também vai permitir que a qualidade do serviço prestado por eles não fique prejudicada pelo mau uso de uma nova ferramenta.
O atendimento ao cliente precisa continuar em determinado padrão de desempenho mesmo nos períodos de transição.
Monitore os resultados
Após aplicar todas táticas de automação é muito importante avaliar os resultados obtidos com essas ações. Para isso é preciso acompanhar os principais indicadores de desempenho da empresa e compará-los com os resultados obtidos antes da automação.
Portanto fique atento, acompanhe e avalie comparativamente itens como o custo-benefício das ações realizadas, a performance dos times de trabalho, a velocidade do processo produtivo, os resultados financeiros e o nível de qualidade dos produtos e serviços.
Com o monitoramento desses indicadores, também é possível identificar quais as áreas ainda demandam por maior atenção e que ainda podem apresentar melhores resultados.
Um último item que precisa ser considerado é a avaliação sobre até que ponto um processo precisa realmente ser automatizado. Alguns processos podem não ser bons candidatos à automação devido à simplicidade ou ainda por serem menos recorrentes no trabalho.
Até aqui podemos entender como a automação de processos é capaz de impactar todo o processo produtivo de uma empresa, os transformando em operações mais eficientes e tornado os colaboradores mais produtivos.
E você, já automatizou algum processo em sua empresa, ou pretende automatizar? Quais os benefícios e dificuldades que encontrou ou espera encontrar? Compartilhe suas dúvidas e experiências e contribua com a discussão deixando o seu comentário logo abaixo.
