Ao surgir a necessidade de abrir um novo ambiente para expandir os negócios, você precisa se manter atento às suas escolhas. Independente do tipo de empresa, a localização e a infraestrutura são aspectos necessários para o sucesso dessa mudança.
É fácil entender que, quanto mais confortáveis e seguros os colaboradores estiverem, mais problemas serão evitados, consequentemente, um aumento na produtividade será notado.
Realmente é um desafio montar um novo escritório do zero, sem esquecer de nenhum detalhe e, além disso, fazer um investimento de baixo risco.
Pensando nessa possível dificuldade, nós elaboramos este artigo com algumas orientações que consideramos importantes para você. Continue a leitura e saiba mais sobre esse assunto!
Quais são os passos essenciais para abrir um novo escritório?
O primeiro passo é fazer um acompanhamento do mercado. Se você já faz isso há um tempo, tem um bom planejamento comercial, está ciente das necessidades do seu negócio e tem certeza que essa mudança é adequada, as próxima atitude é seguir 5 passos importantes para um bom resultado dessa etapa na sua empresa.
#1 Organize-se para investir na mudança
Você precisa se organizar financeiramente para essa mudança. Avalie todas as possibilidades de economia, faça reuniões com o setor de gestão financeira, esclareça quais são suas intenções para que os colaboradores responsáveis possam lhe dizer quais são as possibilidades de investimento.
Abrir um escritório do zero não costuma ter um custo baixo, por isso nosso conselho é que você se prepare para os imprevistos que podem surgir e não seja surpreendido no momento que essa mudança já estiver acontecendo.
Só comece esse processo quando se sentir seguro e capaz de lidar com as responsabilidades que serão exigidas.
Quando há uma organização prévia, o risco de arcar com gastos desnecessários diminui e só se investe no que seu escritório realmente precisa.
#2 Avalie os custos relacionados ao novo escritório
Todo empresário precisa estar sempre atento à redução de custos e ao aumento da margem de lucros da empresa, e essa atitude é importante. Desde que esses cálculos estejam sendo feitos de maneira correta, essa atenção aos custos é normal e saudável.
É comum que alguns gestores deixem de fora fatores que influenciam diretamente nos custos e na economia que poderia ser feita pela empresa.
Na hora de pensar nas contas do seu novo negócio, existem elementos que você pode e deve dar uma atenção maior. A seguir veja alguns dos pontos que achamos relevantes para sua observação:
- valor do aluguel do espaço, caso precise ser alugado;
- contas de energia, água, internet etc.;
- reforma do espaço;
- mobiliário das salas de reunião e estações de trabalho;
- equipamentos eletrônicos;
- equipe de apoio;
- entre outros.
Além desses que são os mais relevantes, pense em tudo que pode gerar um novo custo inesperado, mesmo que seja pequeno.
#3 Observe a infraestrutura do local
No momento de escolher o espaço do seu novo negócio, verifique se a sua estrutura permite a montagem de um escritório que comporte toda sua equipe e que, ainda assim, seja confortável para o ambiente de trabalho.
Nessas horas, é sempre bom ter um planejamento financeiro em longo prazo em mãos, para prever o quanto sua empresa pode crescer nos próximos anos, afinal, você não vai querer alugar um espaço e ter que se mudar pouco tempo depois, porque a empresa cresceu, não é mesmo?
Lembre-se ainda de que acidentes são mais propícios a acontecerem em ambientes redudizos. Além disso, em espaços pequenos fica mais difícil estabelecer as rotas de fuga exigidas pelo corpo de bombeiros. Observe também as seguintes características:
- acústica: não seria confortável se no dia a dia a movimentação externa atrapalhasse quem está dentro da empresa. Escolha um local mais calmo, livre de ecos e vibrações. Esses fatores podem passar despercebidos, mas têm um poder de influenciar na produtividade dos seus colaboradores;
- temperatura: locais que são muito quentes, consequentemente precisam de ar-condicionado ou canais de circulação de ar. Assim como ambientes frios precisam de aquecedores, opte por uma temperatura ambiente agradável;
- iluminação: ninguém merece trabalhar com o sol batendo diretamente na mesa ou em locais muito escuros. Sempre dê preferência aos locais com iluminação natural e escolha pintar as paredes de branco ou usar divisórias de vidro, pois isso ajuda na propagação da luz. Caso a luz natural não seja suficiente para iluminar todo o local, você deve escolher lâmpadas artificiais que sejam agradáveis para os olhos humanos.
- acessibilidade: todos os estabelecimentos precisam se adequar às normas de acessibilidade previstas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Portanto, não esqueça de garantir todas as sinalizações verticais e horizontais, banheiros e pisos e todos os espaços adaptados para cadeirantes e deficientes visuais, informações em braile, estacionamento acessível, rampas de acesso etc.
#4 Reconheça os pontos fortes e fracos da localização
Para determinados tipos de negócios, a localização é um fator que influencia bastante. Então, esteja ciente dos pontos fracos e fortes desse fator.
A localização precisa atender a todos os principais envolvidos com a empresa, como os colaboradores, os clientes e os fornecedores.
De nada adianta você alugar uma estrutura enorme em um bairro afastado, porque a locação é mais barata, se perder os melhores colaboradores para outra empresa que tem sua sede no Centro.
Como cada negócio tem suas características, essa avaliação deve ser individualizada. Quando se trata de comércio, as áreas centrais são uma ótima escolha, pois permitem um melhor acesso dos envolvidos e contam com uma diversidade de comércios no entorno.
#5 Determine um formato de equipe
As formas de trabalho estão gradativamente diversificadas, ou seja, o mercado tem oferecido diferentes formas de atuação para os colaboradores. Portanto, talvez seja a oportunidade de aproveitar o momento para promover algumas mudanças nessa questão.
Saiba quais são os formatos de trabalho mais utilizados na atualidade.
Equipes tradicionais
É aquele modelo de equipe a que já estamos acostumados, no qual os colaboradores atuam presencialmente no escritório todos os dias. Em geral, é mais usado nas atividades de produção e fabricação, por conta de todo o maquinário a ser operado.
Equipes alocadas em clientes
É uma opção para empresas que prestam serviços diretos aos clientes, a equipe pode estar alocada nos seus respectivos locais. Os gestores acompanham o desempenho de forma remota, enquanto os colaboradores atuam nas dependências do cliente.
Equipes remotas
Essa é uma das formas que vêm ganhando mais espaço no mercado de trabalho. É a que mais cresceu nos últimos anos, desde a evolução da tecnologia e da capacidade de acessibilidade da população à internet. Os colaboradores dessas equipes podem trabalhar de casa, em espaços compartilhados ou até mesmo de um escritório remoto.
Ressaltamos que os formatos das equipes podem ser flexibilizados ou mesmo usados em conjunto.
Agora que mostramos nossas orientações para a tomada de decisão de abrir um novo escritório, você pode colocá-las em prática e garantir que, após todo o processo, bons frutos sejam colhidos.
Além dos benefícios na produtividade da equipe, também é possível economizar dinheiro quando há uma organização prévia. Esse momento pode ser muito importante na sua vida profissional, por isso, é preciso ter cautela para que tudo corra bem.
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