Economistas do Serasa divulgaram um novo fenômeno para definir as mais de 1,2 milhão de empresas que foram criadas no 1º semestre de 2018: o empreendedorismo por necessidade. Com a recuperação lenta da economia, o desemprego e a baixa quantidade de vagas disponíveis no mercado, a população, sem opção, apela para a abertura de novos negócios, sendo as finanças da empresa uma das maiores preocupações.
Milhões de brasileiros iniciam uma jornada de gestão empresarial sem ter qualquer noção de administração de empresas, o que tem sido um dos principais motivos que levam esses empreendimentos a fecharem as portas em pouco tempo.
Se você é um empresário que, mesmo sem formação ou vivência em administração de empresas, sabe que precisa manter o negócio organizado, ainda dá tempo de evitar prejuízos com esses 5 passos importantes que qualquer empreendedor precisa saber pra manter as finanças da empresa em ordem.
Passo 1: Definindo as finanças da empresa
Antes de começar a fazer um controle das finanças da sua empresa, é importante estabelecer o que são essas finanças. Ao contrário do que muita gente pensa, elas não são apenas a contas a serem pagas. Na verdade, elas envolvem todas as transações financeiras, incluindo as vendas.
A gestão das finanças pode ser dividida em dois grupos: despesas e receitas. Esse controle é importante para que você não tenha problemas na hora de fazer investimentos, como a compra de novos produtos ou equipamentos, por exemplo. Com um controle rigoroso das finanças da empresa, você não terá nenhuma surpresa e poderá planejar o crescimento do negócio com muito mais segurança.
Uma vez essas finanças bem definidas, é hora de começar a colocar as coisas em ordem.
Passo 2: Organizando tudo
A organização é importante não só para o dono da empresa, mas também para a pessoa que irá assumir o seu lugar quando ele estiver ausente.
Guardar informações apenas na memória, portanto, é um perigo para o seu negócio, pois além de estar sujeito a esquecimentos, você pode ter problemas quando algum fornecedor pedir um comprovante de pagamento ou se algum cliente solicitar reenvio de boleto, por exemplo.
Para não ser pego de surpresa e acabar passando por um contratempo por falta de organização, passe a registrar todos os dados financeiros, seja em uma planilha ou em um sistema próprio para isso.
As planilhas do Google Drive e Excel são muito boas para quem deseja fazer controle financeiro, além do aplicativo ZeroPaper, que é gratuito e fácil de usar. Mas se você prefere o mais tradicional, pode anotar tudo em um caderno ou livro-caixa; o importante é ter essas informações disponíveis para quando for necessário.
Além de registrar todos os gastos, existem também alguns hábitos que você pode adotar para tornar a gestão financeira ainda mais fácil e prática. Um deles é a conferência bancárias diária para ter certeza de que os pagamentos foram feitos corretamente, além de controlar os pagamentos que já foram debitados e os que ainda não foram.
Adote um horário fixo para fazer os pagamentos e salve todos os comprovantes para poder consultar posteriormente. Guarde também os boletos emitidos.
Sempre que possível, faça reuniões com sua equipe para conversar sobre a performance das vendas e o que pode ser feito para ser melhorado. Nessas horas, quanto mais informações você tiver, mais fácil será analisar a viabilidade de determinadas opções.
Passo 3: Realizando a gestão do caixa
Através da gestão do caixa, você poderá estudar a situação da empresa com muito mais facilidade e precisão. Sempre mantenha o controle de quanto dinheiro há no caixa da empresa e tente estimar o quanto terá no final do mês. O responsável financeiro precisa estar sempre por dentro dessas informações.
Ter dinheiro no caixa é importante para que a empresa possa continuar funcionando. Essa informação, junto com o saldo financeiro, permitirá programar os pagamentos e recebimentos sem que a conta da empresa caia no vermelho.
Não deixe de ler os 5 fundamentos que todo o pequeno e médio empresário deve saber pra administrar o capital de giro.
Passo 4: Estude o desempenho da empresa
Uma gestão de qualidade exige uma avaliação constante da performance da empresa no mercado. Se o negócio não está indo bem, busque entender em quais pontos estão os problemas e o que é necessário fazer para sanar essa questão.
Fugir da fogueira diária do setor operacional e separar um tempo para planejar a gestão é imprescindível para o sucesso do negócio.
Com os gastos e recebimentos em mãos, você vai identificar de onde o prejuízo está vindo ou qual setor não está indo muito bem. Será que a sua empresa está gastando mais do que pode? Ou o lucro está muito pequeno? Os motivos do baixo desempenho podem ser vários, por isso, devem ser bem analisados.
Passo 5: Busque também o crescimento
O crescimento é fundamental para as empresas que querem se manter no mercado. Crie objetivos e metas financeiras e defina prazos para alcançá-los. Com um propósito definido, você e sua equipe terão uma direção a seguir e poderão trabalhar com mais motivação e dedicação, inclusive no controle das finanças.
Faça uma avaliação mensal das metas, analise o seu desempenho e esteja sempre buscando novas formas de promover o crescimento da empresa. Com objetivos claros em mente, fica muito mais fácil compreender o que seu negócio precisa e como obter o que é necessário para o seu desenvolvimento.
Com esses cinco passos, você terá muito mais controle sobre as finanças e o desempenho da sua empresa. Não perca mais nenhum segundo pra colocar essas ações em prática e manter o seu negócio numa rota de crescimento.
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